Agentur oder Inhouse? Die Kostenrechnung

Eine Fachkraft mit 55.000 Euro Jahresgehalt kostet Ihr Unternehmen im ersten Jahr in unserer Beispielrechnung rund 77.700 Euro, also knapp 6.500 Euro im Monat. Ob eine Agentur günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Kanäle Sie abdecken müssen und wie gleichmäßig die Arbeit anfällt. Die folgende Rechnung legt alle Annahmen offen, damit Sie sie mit Ihren eigenen Zahlen wiederholen können.

Das Wichtigste in Kürze

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung liegen 2026 bei rund 21 bis 22 Prozent des Bruttogehalts.
Nach Urlaub und Krankheit bleiben in der Beispielrechnung gut 80 Prozent der Arbeitstage.
Eine Fachkraft deckt selten E-Mail, Meta und Google gleich tief ab; Vertretung fehlt.
Inhouse lohnt bei dauerhaft hohem Volumen in einem Kanal, Agentur bei mehreren Kanälen und Spezialthemen.

Was Fachkräfte verdienen

Laut gehalt.de liegt das Bruttojahresgehalt von Performance-Marketing-Managern zwischen 48.807 Euro (unteres Quartil) und 61.230 Euro (oberes Quartil), der Median bei 4.409 Euro im Monat. Für E-Mail-Marketing-Manager nennt gehalt.de 46.588 bis 58.447 Euro im Jahr, der Median liegt bei 4.208 Euro im Monat. Stand des Abrufs: Oktober 2026. Die Werte gelten für eine 40-Stunden-Woche, unabhängig von der Berufserfahrung.

Für die Beispielrechnung setzen wir 55.000 Euro brutto im Jahr an. Das liegt in beiden Berufen zwischen den Quartilen. Erfahrene Spezialisten in Großstädten liegen oft darüber, Berufseinsteiger darunter.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026

Auf das Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberanteile. Die Sätze für 2026 laut Techniker Krankenkasse:

Krankenversicherung: 7,3 Prozent plus die Hälfte des Zusatzbeitrags. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag liegt 2026 bei 2,9 Prozent, der Arbeitgeber trägt also im Schnitt 8,75 Prozent.
Pflegeversicherung: 1,8 Prozent (in Sachsen gilt eine andere Aufteilung)
Rentenversicherung: 9,3 Prozent
Arbeitslosenversicherung: 1,3 Prozent
Umlage U2 (Mutterschaft): 0,44 Prozent bei der TK; Insolvenzgeldumlage: 0,15 Prozent

Zusammen sind das rund 21,7 Prozent. Kleine Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten zahlen zusätzlich die Umlage U1, bei der TK im Standardsatz 2,1 Prozent. Der Beitrag zur Berufsgenossenschaft hängt von Branche und Gefahrklasse ab und fehlt in unserer Rechnung.

Die Beiträge werden nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze erhoben. Sie liegt 2026 laut Bundesregierung bei 69.750 Euro im Jahr für Kranken- und Pflegeversicherung und bei 101.400 Euro für die Rentenversicherung. Ein Gehalt von 55.000 Euro liegt unter beiden Grenzen.

Urlaub, Krankheit und Einarbeitung

Bezahlt wird das ganze Jahr, gearbeitet nicht. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 BUrlG 24 Werktage, bei einer Fünf-Tage-Woche also 20 Arbeitstage. Viele Arbeitgeber gewähren mehr. Wir rechnen mit 30 Urlaubstagen. Beschäftigte waren 2025 laut Statistischem Bundesamt im Schnitt 14,6 Arbeitstage krankgemeldet.

Bei angenommenen 250 Arbeitstagen im Jahr bleiben rund 205 Tage, an denen die Fachkraft da ist. Das sind etwa 82 Prozent. In diesen Wochen ohne Vertretung laufen Kampagnen weiter, aber niemand optimiert, und geplante Mailings verschieben sich.

Dazu kommt die Einarbeitung. Auch eine erfahrene Kraft muss Sortiment, Margen, Zielgruppen und Ihre Tools erst kennenlernen. Wir nehmen an, dass sie in den ersten drei Monaten etwa die Hälfte ihrer späteren Leistung bringt. Das kostet im ersten Jahr rechnerisch eineinhalb Monatsleistungen.

Beispielrechnung: Was die Stelle wirklich kostet

Alle Werte ohne Quellenangabe sind unsere Annahmen. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Position	Grundlage	Jahr 1	ab Jahr 2
Bruttogehalt	Annahme, zwischen den Quartilen von gehalt.de	55.000 €	55.000 €
Arbeitgeberanteile Sozialversicherung und Umlagen	21,74 % (ohne U1 und Berufsgenossenschaft)	11.957 €	11.957 €
Arbeitsplatz, Hardware, Büro-Software	Annahme 200 € pro Monat	2.400 €	2.400 €
Zusätzliche Fach-Tools (Design, Reporting)	Annahme 150 € pro Monat	1.800 €	1.800 €
Weiterbildung	Annahme	1.500 €	1.500 €
Recruiting (Anzeigen, interne Zeit)	Annahme, einmalig	5.000 €	0 €
Gesamtkosten		77.657 €	72.657 €
Pro Monat	÷ 12	6.471 €	6.055 €
Pro Anwesenheitstag	÷ 205 Tage	379 €	354 €

Nicht enthalten sind die Lizenzkosten für Plattformen wie Klaviyo und das Werbebudget. Beides zahlen Sie in jedem Modell. Wenn Sie über eine Personalberatung besetzen, wird der Recruiting-Posten deutlich größer: Laut BDU lag das durchschnittliche Honorar 2022 bei 27 Prozent des Zieleinkommens, bei 55.000 Euro also 14.850 Euro.

Was in der Tabelle fehlt

Führungszeit: Jemand muss Ziele setzen, Ergebnisse prüfen und Feedback geben. Gibt es keine erfahrene Marketingleitung, übernimmt das oft die Geschäftsführung. Wir setzen dafür zwei bis vier Stunden pro Woche an. Eine Agentur braucht ebenfalls Zeit für Freigaben und Abstimmung, aber in der Regel weniger Anleitung im Fachlichen.

Abgangsrisiko: Kündigt die Fachkraft, beginnen Recruiting und Einarbeitung von vorn, und Wissen über Konten und Kampagnen geht mit. Dokumentation und Zugänge über Firmenkonten statt über persönliche Accounts begrenzen den Schaden. Das gilt genauso bei einer Agentur: Werbekonten, E-Mail-Plattform und Daten sollten immer Ihrem Unternehmen gehören, damit ein Wechsel ohne Neuaufbau möglich ist.

Anlaufzeit: Auch eine Agentur startet nicht am ersten Tag mit voller Wirkung. Zugänge, Datenanalyse und Einrichtung brauchen einige Wochen. Der Unterschied liegt darin, dass Recruiting entfällt und die Einarbeitung auf ein Team verteilt wird.

Die Frage der Know-how-Breite

Die Kosten sind nur die halbe Rechnung. E-Mail-Marketing in Klaviyo verlangt Segmentierung, Flow-Logik, Texte, Gestaltung und Zustellbarkeit. Performance Marketing verlangt Kampagnenstruktur, Gebotsstrategien, Creatives, Tracking und Auswertung, und zwar für jede Plattform einzeln. Meta und Google funktionieren unterschiedlich.

Eine einzelne Fachkraft ist meist in einem dieser Felder stark. Wer von ihr alle Kanäle erwartet, bekommt in den übrigen Bereichen Grundlagenarbeit. Das ist kein Vorwurf an die Person, sondern eine Frage der verfügbaren Stunden. Eine Agentur verteilt die Arbeit auf mehrere Spezialisten, sieht viele Konten und hat Vertretungen. Dafür kennt sie Ihr Unternehmen anfangs weniger gut und ist nicht jeden Tag im Haus.

Wann Inhouse, wann Agentur, wann beides

Inhouse ist sinnvoll, wenn

ein Kanal dauerhaft so viel Arbeit erzeugt, dass er eine volle Stelle füllt,
Marketing eng mit Produktentwicklung, Einkauf oder Vertrieb abgestimmt werden muss,
Sie Wissen langfristig im Unternehmen aufbauen wollen und eine Vertretung organisieren können.

Eine Agentur ist sinnvoll, wenn

Sie mehrere Kanäle brauchen, von denen keiner allein eine Stelle füllt,
Spezialthemen wie Tracking oder komplexe Flows anstehen,
Sie schnell starten wollen, ohne Recruiting und Einarbeitung,
Sie den Umfang flexibel anpassen möchten.

Das Hybrid-Modell

In vielen mittelständischen Unternehmen funktioniert eine Mischung gut. Eine interne Marketing-Verantwortliche kennt Produkte, Aktionen und Prioritäten, steuert die Agentur und gibt Inhalte frei. Die Agentur übernimmt Einrichtung, laufende Optimierung und Spezialwissen. So bleibt das Wissen über das eigene Geschäft im Haus, und die Fachtiefe kommt von außen.

Wichtig ist eine klare Aufteilung: Wer entscheidet über Budget und Aktionen, wer setzt um, wer berichtet in welchem Rhythmus? Ohne diese Absprache entstehen Doppelarbeit und Lücken, gleich wie gut beide Seiten fachlich sind.

Der Vergleich mit Agenturpreisen

Zwei Punkte gehören in jeden Vergleich. Agenturpreise werden meist netto zuzüglich Umsatzsteuer angegeben; für Unternehmen mit Vorsteuerabzug ist die Steuer kein Kostenfaktor. Und die Bindung: Eine monatlich kündbare Betreuung lässt sich bei Bedarf reduzieren oder beenden, ein Arbeitsvertrag ist an gesetzliche oder vertragliche Kündigungsfristen gebunden. Dafür gehört die Arbeitskraft einer festangestellten Person vollständig Ihrem Unternehmen.

Zur Einordnung die Preise von Minotaurus: E-Mail-Marketing ab 3.000 Euro netto im Monat, Performance Marketing ab 1.500 Euro netto im Monat je Plattform, Laufzeit jeweils ein Monat. E-Mail-Marketing mit Meta und Google zusammen läge damit bei mindestens 6.000 Euro im Monat und damit in der Größenordnung einer Fachkraft ab dem zweiten Jahr. Ein einzelner Kanal liegt deutlich darunter. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach; die Tabelle oben ist dafür gedacht.

Agentur oder eigene Fachkraft? Eine ehrliche Kostenrechnung